Chargé de Clientèle – Gestion de Séminaires – Evènementiel H/F (H/F)

Au sein de notre établissement comprenant deux hôtels, basé en Arles et dans le cadre du développement de notre activité « séminaires », nous recherchons un Chargé(e) de clientèle H/F en CDI, temps plein, 39h00/semaine, dès que possible.

Sous la supervision du Directeur et du Directeur Adjoint, vous contribuerez à la satisfaction permanente de la clientèle en assurant une prestation de service de qualité et en veillant au bon déroulement des prestations.

Pour cela, vous aurez pour principales missions :

Gestion commerciale, Réception et traitement des demandes :
– Séminaires
– Groupes
– Groupes loisirs hébergement sec

Site internet, sièges, appels entrants, e-mails :
-Qualification des besoins clients et étude de faisabilité
-Élaboration des devis, proforma, options
-Suivi des dossiers clients jusqu’à confirmation
-Relances commerciales
-Prospection locale (entreprises, partenaires)
-Fidélisation de la clientèle existante

Coordination opérationnelle :
-Organisation et planification des événements (séminaires, journées d’étude, groupes)
-Coordination avec les différents services (restauration, réception, hébergement, technique)
-Transmission des informations opérationnelles (fiches de fonction, brief équipes)
– Suivi du bon déroulement des prestations

Accueil suivi sur site :
– Accueil des clients et des groupes sur site
– Présence opérationnelle pendant les événements
-Gestion des imprévus
– Vérification de la conformité des prestations
– Relation client sur place et garant de la satisfaction

Mise en place logistique :
– Préparation et mise en place des salles (dispositions, matériel, signalétique)
– Vérification des équipements (vidéo projecteur, fournitures, produits d’accueil)
– Coordination des demandes spécifiques clients

Développement de l’offre séminaire :
– Proposition et développement d’une offre séminaire, modernisation des salles, des services
– Mise en place d’offres incentive sous-traitées et / ou développées en direct
– Participation à la stratégie tarifaire et à l’amélioration continue des prestations en lien avec la direction du site et les équipes siège

Suivi administratif reporting fin de mois :
– Suivi des dossiers clients
– Facturation en lien avec les services concernés
– Reporting d’activité (CA, taux d’occupation, typologie clients)
– Retex qualitatif et plan d’actions d’amélioration constant

Compétence requises pour le poste :

– Maîtrise des techniques commerciales (devis, relance)
– Capacités d’organisation et de gestion multi-tâches
– Bonne connaissance de l’événementiel et de l’hôtellerie-restauration
– Maîtrise des outils bureautiques (Back You, Opéra Cloud, Symphonie)
– Savoir-être
– Sens du service client et excellent relationnel
– Réactivité et capacité d’adaptation
– Autonomie et sens des responsabilités
– Esprit d’équipe et collaboration transverse
– Rigueur et sens du détail
– Force de proposition et esprit créatif