Chargé d’accueil et administratif (H/F)

Missions principales
Assurer des missions administratives et d’accueil de la résidence
Participer aux activités SAP
Appliquer les procédures de sécurité et de la démarche qualité
Participer à la continuité de service et au développement de la résidence.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE ET L »ACCUEIL

– Missions d’accueil :
Accueillir et renseigner les clients (accueil physique et
téléphonique);
Orienter les personnes vers le bon interlocuteur de la
Résidence;
Vérifier l’identité des visiteurs le cas échéant;
Distribuer la documentation;
Etablir et transmettre régulièrement à la Direction des
tableaux de bord mis à jour concernant le nombre de repas,
les inventaires, les fiches prospects.
Suivre le fonctionnement du système de téléassistance.
– Missions administratives :
Gérer – facturer et encaisser une réservation temporaire
Gérer le courrier (arrivée/départ) et le distribuer ;
Enregistrer et transmettre les réclamations clients;
Suivre les stocks;
Rédiger et actualiser divers documents, notamment :
fichiers, affiches, notes, conventions de stages ou de
partenariat, livret de bienvenue, organigramme, etc. ;
Connaitre et utiliser l’outil de suivi client, facturation et
planification.

GÉRER LES ACTIVITES SAP

– Connaître et appliquer la règlementation SAP / SAAD
– Assistance administrative à domicile :
Aider et accompagner les résidents dans leurs démarches administratives ;
Etablir les devis pour les demandes ponctuelles.
– Assistance informatique et internet à domicile :
Respecter les spécificités des clients ;
Aider à l’installation du matériel ou de l’environnement informatique, établir les connexions ;
Initier à la navigation internet et autres logiciels ;
Réaliser éventuellement un pré-diagnostic par téléphone en cas de panne, avant de se
déplacer ;
Établir des devis pour les demandes ponctuelles et les planifier.
– Commande, livraison et traçabilité des prestations facturées.

APPLIQUER LES PROCÉDURES DE SÉCURITÉ, D’HYGIÈNE ET DE LA DÉMARCHE QUALITÉ

– En cas d’assistance auprès des résidents, demander l’intervention des secours.
– S’inscrire pleinement dans la démarche qualité de l’établissement en la mettant en oeuvre dans
son quotidien.
– Appliquer les pratiques professionnelles de bientraitance dans ses activités quotidiennes.
– Signaler immédiatement à la direction tout dysfonctionnement sur les matériels et équipements
pouvant mettre en péril la sécurité au travail et/ou la démarche qualité.
– Effectuer le test des montres Vivago tous les trimestres.
– Connaître, comprendre et respecter la politique qualité Domitys et les objectifs liés.
– Mettre en œuvres des actions correctives.
– Connaître les objectifs d’amélioration fixés par la direction de la résidence et participer à la
réalisation des plans d’actions.
– Respecter les règles de gestion documentaire.
– S’assurer de la disponibilité à son poste de travail des documents de référence à jour.
– Effectuer un contrôle des accès à la résidence et garantir ainsi la sécurité des clients.

PARTICIPER A LA CONTINUITÉ DE SERVICE ET AU DÉVELOPPEMENT DE LA RÉSIDENCE

– En cas de nécessité de service, intervenir et aider les collègues des autres services dans
l’accomplissement de leurs missions.
– Participer aux réunions pour lesquelles son expertise est nécessaire.
– Participer à l’organisation d’événements de promotion du Groupe (portes ouvertes, événements
thématiques, ).
– Participer au développement du chiffre d’affaires de la résidence et contribuer à l’image de
marque.