Assistant de direction (H/F)

L’Hôtel La Ponche, le plus discret et le plus authentique hôtel Tropézien, est ouvert 9 mois par an.
Un lieu chargé d’histoire, niché entre la plage de La Ponche, et les ruelles du vieux village de Saint-Tropez.
Telle une grande famille, nous prenons plaisir à recevoir chaque hôte dans la plus stricte confidentialité d’une maison de vacances.
– Diverses opportunités s’offrent à vous.

Sous la responsabilité de la Direction

Épauler la direction dans ses diverses fonctions afin d’assurer la coordination de tous les services opérationnels et administratifs dans le but de garantir le bon fonctionnement des opérations au quotidien.
o Être le lien interne entre la direction – les chefs de services et les collaborateurs
o Assurer le lien, la transmission et le suivi des informations entre la Direction et les divers services supports du siège à Paris et les divers prestataires extérieurs

Tâches principales:

SUIVI OPÉRATIONNEL
o Intervenir en qualité de soutien aux différents services en fonction des mouvements d’activités
o Suivre l’activité quotidienne de l’hôtel et veiller à la bonne coordination et organisation des services pour le bon déroulement des opérations
Divers : évènements / privatisations / groupes / shootings .
o Représenter notre maison à travers des visites ou lors divers évènements (internes &
externes)
o S’assurer de la bonne tenue de la maison & des tenues du personnel
o Effectuer des achats pour les besoins opérationnels de l’hôtel (demandes clients ou besoin matériel) + suivi postal
o Suivre les avis clients en ligne

SUIVI ADMINITRATIF
o Coordonner le pôle RH
o Suivi du recrutement : des candidatures & des embauches
o Coordination des logements de fonction (recherche de biens – gestions des
entrées et sorties – gestions des cautions et relations avec les différents
propriétaires & agences)
o Accueil des nouveaux collaborateurs (Visite – contrat – logement – uniforme –
casiers)
oCoordination d’évènements & communication internes (journée d’intégration – fin de saison -activité à travers l’année)
o Faire le lien entre les chefs de services et le département RH du siège pour les
plannings / absences / arrêts .
o Participer au suivi comptable
o Suivi des facturation fournisseurs & CB.
o Suivi des Notes de frais
o Contribuer à l’organisation et suivi des interventions de nos prestataires externes
(techniques – réseaux sociaux – photographes)
o Prise de contact avec les prestataires au besoin et planification de leur
intervention en fonction des opérations et du planning
o Communication en interne des interventions

Qualités
– Polyvalence, Autonomie & Dynamisme
– Adaptabilité & rigueur face aux différentes situations (clients ou collaborateurs)
– Sens du contact (clients ou collaborateurs), politesse, courtoisie, maîtrise de soi et discrétion.
– Aimer travailler en équipe et être rassembleur et moteur pour les collaborateurs
– Savoir communiquer de façon efficace et remonter les informations importantes
– Connaitre Saint-Tropez & la région
– Parler anglais, espagnol et italien est un plus